Die Aufgaben der Hausverwaltung
Die Aufgaben einer Hausverwaltung sind sehr umfangreich, jedoch sind nur ein Bruchteil der von uns erbrachten Leistungen für jeden sichtbar. Daher haben wir hier verdeutlicht was die Eigentümer sehen und welche Arbeiten anfallen, die die Eigentümer nicht sehen.
Das sieht der Eigentümer:
- Wirtschaftsplan
- Hausgeldabrechnung
- Eigentümerversammlung
- Rundschreiben
- Aushänge
- Mitarbeiter bei Anwesenheit in der Wohnanlage
- Bescheinigung von haushaltsnahen Dienstleistungen
Der Beirat sieht mehr:
- Veranlassen von Instandhaltungs- u. Instandsetzungsmaßnahmen
- Angebotseinholungen
- Ausschreibungen
- Beratung
- Auftragsvergabe
- Rechnungskontrolle
- Belegprüfung
- Vorbereitung der Eigentümerversammlungen
- Ortstermine und Beiratsgespräche
- Korrespondenz und Verträge
- Maßnahmen zur Einhaltung der Hausordnung
- Mahnwesen bei Zahlungsverzug von Hausgeld
Diese Leistungen sieht der Eigentümer nicht:
Kaufmännische Leistungen
- Verbuchen sämtlicher Geldein- und ausgänge
- Monatliche Sollstellung von Hausgeldbeträgen
- Bearbeiten von Lastschriftbuchungen
- Überwachen von Zahlungseingängen
- Mahnwesen, ggfs. Einleiten von Klagen bei Zahlungsrückstand
- Rechnungskontrolle
- Anweisen und Veranlassen von Zahlungen
- Errechnen, Anfordern von beschlossenen Sonderumlagen
- Erstellen von Wirtschaftsplänen, Abrechnungen
- Veranlassen von Heizkostenabrechnungen
- Erfassen von Verbrauchswerten (Heizölbestand, Wasser-/Stromverbrauch)
Technische Leistungen
- Vorbereiten und Veranlassen von Handwerkerangeboten, Ausschreibungen, Angebotsspiegeln
- Nachhalten von Terminen (Angeboten, Auftragsausführung, Mängelrügen, Gewährleistungsansprüchen)
- Abschluss von Wartungs- und Versicherungsverträgen (Gebäude- Gewässerschutz-, Glasbruch-, Haftpflichtversicherung, Aufzug-, Heizungs-, Pumpen- und Feuerlöscherwartung)
- Umsetzung gesetzlicher Vorgaben (z.B. Rauchwarnmelder, Legionellenprüfung etc.)
- Schadenmeldungen bei Versicherungsfällen (z.B. Rohrbruch) einschl. Veranlassen der Schadensbeseitigung durch Handwerker und Abrechnen mit Versicherung
- Vorbereiten und Organisieren von TÜV-, Brandschutz-, Blitzschutzprüfungen (Aufzug, Öltank, Tiefgaragenlüftung, Rolltor, Heizung, Feuerlöscher etc.);
- Bearbeiten von Schlüsselbestellungen und neuen Schließanlagen
- Vergeben/Überwachen von Instandsetzungs- und Instandhaltungsmaßnahmen
Allgemeine Verwaltung
- Korrespondenz mit Eigentümern
- Verhandeln mit Behörden, Eigentümern, Hausmeistern, Lieferanten
- Bearbeiten von Beschwerden und Verstößen gegen die Hausordnung
- Maßnahmen zur Fristwahrung oder zum Abwenden von Rechtsnachteilen für die Gemeinschaft
- Abschluss von Verträgen (Wartungs-, Versicherungs-, Dienstleistungs-, Lieferverträge etc.)
- Terminabstimmung, Saalbestellung, Erstellen von Tagesordnung und Beschlussentwürfen zur Eigentümerversammlung
- Erstellen der Beschlussniederschrift einschl. Versenden an alle Eigentümer
- Mitwirkung oder Teilnahme bei Gerichtsterminen, Beschlussanfechtungen, Hausgeldklagen
- Erteilen von Zustimmungen zum Verkauf
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